什么是形式发票？
形式发票是在交付货物或完成服务之前开具的初步发票。它概述了交易的预期成本、数量和条款，但与标准发票不同，它不是付款要求。
可以把它理解为采用发票格式呈现的预估：买方能够提前了解预计金额，但它通常不等同于最终付款要求。
形式发票与普通发票
| |形式发票|普通发票 | |---|---|---| | 目的 |预估/预批|付款请求 | | 通常具有付款约束力 |否 |是 | | 开具时间 |交货前 |交货后| | 付款要求 |否 |是 | | 用于海关 |是（常见）|不太常见 |
什么时候应该使用形式发票？
国际贸易和海关
形式发票广泛用于进出口。海关当局可能会在货物跨境之前要求提供显示货物价值的文件，甚至在交易最终完成之前。
预算审批
当客户在确认购买前需要内部审批时，形式发票可以向其财务或采购部门提供所需的金额和交易信息。
采购订单处理
有些组织需要依据正式文件开具采购订单 (PO)。形式发票可以提供审批所需的信息，同时不把它当作最终应付发票入账。
预付款/押金
如果您在开始工作前需要客户支付押金，形式发票可以用于说明预付款金额和条款，因为完整服务尚未交付。
如何编写形式发票
形式发票看起来与普通发票几乎相同。主要区别：
- 清楚地标记 - 在顶部写上“PROFORMA INVOICE”，而不仅仅是“Invoice”
- 使用独立编号 — 保留单独的编号序列（例如 PRO-001），以区别于正式发票
- 注明有效期 — 说明定价的有效期限（例如“本形式发票 30 天内有效”）
- 如果您所在司法管辖区有要求，请将其标记为“不是税务文件”
其他信息，例如企业资料、客户资料、行项目、总计和付款条件，可以与普通发票保持一致。
形式发票后
货物交付或服务完成后，应根据实际交易开具最终发票（或税务发票）。最终发票会取代形式发票，并成为正式的付款凭证；具体要求仍应遵守当地法规。