简短的回答
- 报价通常在客户批准工作之前解释建议的工作和定价。
- 发票记录应付金额并要求客户付款。
常见流程是：报价、批准、执行工作、开具发票、收款。根据协议，也可以在工作开始前开具押金发票，或在项目里程碑完成时分阶段开票。
报价与发票一目了然
| |报价 |发票| |---|---|---| | 主要目的 |请求客户批准范围和价格 |要求客户支付应付金额 | | 通常发送 |工作开始前|交货后，或当押金或里程碑到期时 | | 客户操作 |接受、拒绝或请求更改 |支付或提出账单问题 | | 关键日期 |开具日期及有效期 |开具日期和付款到期日 | | 要跟踪的状态 |草稿、已发送、已接受、已过期、已拒绝 |草稿、已发送、到期、已付款、逾期、作废 | | 会计用途 |售前记录|销售及应收账款记录|
什么是报价？
报价是针对特定工作的书面价格方案。它应提供足够信息，让客户无需猜测范围和费用即可决定是否继续。
有用的报价通常包括：
- 您的业务和客户详细信息
- 报价编号和开具日期
- 明确的工作范围
- 逐项数量、费率和总计
- 相关税费或折扣
- 有效日期
- 假设、排除和批准条款
- 预计押金或付款计划
例如，害虫防治报价模板 可以分别列出检查、处理和后续上门服务；招聘报价模板 可以区分人才寻访、筛选和入职安置费用。这样双方在工作开始前就能更清楚地讨论范围。
使用报价生成器准备文档，或阅读分步报价指南以获得更完整的清单。
什么是发票？
发票是应付金额的账单凭证。它可能涵盖已完成的工作、已交付的货物、押金、定期服务期或商定的里程碑。
完整的发票通常包括：
- 您的业务和客户详细信息
- 唯一的发票号码
- 开具日期和付款到期日
- 特定产品或服务
- 数量、费率、税费、折扣和应付总额
- 付款说明
- 已接受报价、合同或采购订单的参考编号（如有）
例如，私人教练发票模板可以把套餐课程数与训练计划设计分开列出；窗户清洁发票模板则可以分别列出外窗、纱窗、窗轨和其他附加服务。
实用的报价到发票示例
假设一家窗户清洁企业收到一栋两层住宅的服务请求：
- 企业现场检查，或先确认窗户数量。
- 企业发送报价，列出外窗清洁、纱窗清洁、窗轨清洁、作业条件，以及价格有效期。
- 客户以书面形式批准报价。
- 如有需要，企业开具押金发票。
- 工作完成后，记录所有经客户批准的额外服务。
- 最终发票引用原报价，列出约定项目，把押金显示为已付款金额，并注明剩余余额和到期日。
发票不应悄悄地用不同的价格替换已批准的价格。如果范围发生变化，请尽可能在计费前记录更改。
报价、估算、形式发票还是收据？
这些文档解决不同的问题：
- 估算： 当最终范围或数量尚不清楚时的大致成本。
- 报价： 明确规定范围、价格和有效期的价格方案。
- 形式发票： 在最终商业发票之前用于传达预期费用的初步文件。阅读形式发票指南。
- 发票： 付款请求。
- 收据： 已收到付款的证据。
名称和法律要求因国家和行业而异。使用与文档真实用途相匹配的标签，并在税务或法定要求适用时检查当地发票规则。
何时使用每个文档
在以下情况下发送报价：
- 客户询问一份工作的费用是多少
- 范围和价格需要在安排前获得批准
- 需要说明假设、排除项或有效期
- 该工作包括客户可以选择的可选服务
在以下情况下发送发票：
- 根据接受的条款应支付押金
- 项目里程碑已经达到
- 商品或服务已交付
- 定期服务期已准备好计费
发送之前
对于报价，请验证范围、有效期、假设和接受流程。对于发票，请验证发票编号、到期日、总额、付款说明以及报价或采购订单参考。
将已接受的报价与最终发票一同保存。相互对应的描述和参考编号可以减少客户审核账单时的反复沟通。