Réponse courte
- Le devis présente le travail proposé, le prix et les conditions afin d'obtenir l'accord du client.
- La facture indique le montant dû et demande le paiement.
Le parcours le plus courant est : devis, acceptation, réalisation, facture, paiement. Une facture d'acompte peut toutefois être envoyée avant le début de la mission, et des factures intermédiaires peuvent être prévues pour les projets en plusieurs étapes.
Facture et devis : les différences essentielles
| | Devis | Facture | |---|---|---| | Objectif | Faire approuver un périmètre et un prix | Demander le paiement d'une somme due | | Moment habituel | Avant le début de la prestation | Après la livraison, ou à l'échéance d'un acompte | | Action du client | Accepter, refuser ou demander une modification | Payer ou signaler une question de facturation | | Dates importantes | Date d'émission et durée de validité | Date d'émission et date d'échéance | | Suivi | Brouillon, envoyé, accepté, expiré, refusé | Brouillon, envoyé, dû, payé, en retard, annulé |
Que doit contenir un devis ?
Un bon devis permet au client de comprendre ce qui est inclus avant de s'engager. Il comporte généralement :
- vos coordonnées et celles du client
- un numéro de devis et une date d'émission
- une description précise du périmètre
- les quantités, tarifs, taxes et remises applicables
- une durée de validité
- les hypothèses et exclusions
- les modalités d'acceptation, d'acompte et de paiement
Par exemple, un devis de lutte antiparasitaire peut distinguer l'inspection, le traitement et la visite de suivi. Un devis de recrutement peut séparer la recherche de candidats, la présélection et les conditions des honoraires de placement.
Utilisez le générateur de devis pour préparer le document, puis consultez le guide comment rédiger un devis pour vérifier son contenu.
Que doit contenir une facture ?
La facture est un document de facturation lié à une somme due. Elle peut concerner une prestation terminée, des biens livrés, un acompte, une période d'abonnement ou une étape de projet.
Elle comprend généralement :
- vos coordonnées et celles du client
- un numéro de facture unique
- la date d'émission et la date d'échéance
- des lignes détaillées pour les produits ou services
- les quantités, tarifs, taxes, remises et le total
- les instructions de paiement
- la référence du devis, du contrat ou du bon de commande
Vous pouvez créer le document avec le générateur de factures et suivre la méthode du guide comment rédiger une facture.
Exemple concret : du devis à la facture
Prenons une prestation de nettoyage de vitres pour une maison à deux étages :
- L'entreprise confirme le nombre de fenêtres, l'accès et les options demandées.
- Elle envoie un devis qui sépare le nettoyage extérieur, les moustiquaires, les rails et les éventuels frais d'accès.
- Le client accepte le devis par écrit.
- Si les conditions le prévoient, l'entreprise émet une facture d'acompte.
- La prestation est réalisée et les éventuels travaux supplémentaires sont approuvés.
- La facture finale reprend la référence du devis, les postes convenus, l'acompte déjà versé et le solde à payer.
Si le périmètre évolue, documentez la modification avant de facturer lorsque cela est possible. Une facture ne doit pas introduire sans explication un prix différent de celui qui a été accepté.
Devis, estimation, facture pro forma ou reçu ?
- Estimation : montant approximatif lorsque le périmètre ou les quantités ne sont pas encore certains.
- Devis : offre détaillée pour un périmètre, un prix et une durée de validité.
- Facture pro forma : document préliminaire qui annonce des montants avant la facture commerciale définitive.
- Facture : demande de paiement.
- Reçu : preuve qu'un paiement a été effectué.
Les obligations et les termes varient selon le pays, le secteur et le statut de l'entreprise. Consultez les règles locales, notamment pour la numérotation, les mentions obligatoires et les taxes.
Quand envoyer chaque document ?
Envoyez un devis lorsque :
- le client souhaite connaître le prix avant de s'engager
- le périmètre doit être approuvé avant la planification
- vous devez préciser des hypothèses, exclusions ou options
- le prix n'est valable que pendant une durée déterminée
Envoyez une facture lorsque :
- un acompte prévu devient exigible
- une étape du projet est terminée
- les biens ou services ont été livrés
- une période de service récurrent doit être facturée
Avant l'envoi, vérifiez le périmètre et la validité du devis, puis le numéro, l'échéance, le total et les modalités de paiement de la facture. Conservez les deux documents avec la preuve d'acceptation. Vous pouvez aussi parcourir les modèles de facture et devis pour partir d'une structure adaptée.